ใบแจ้งรับสินค้าล่วงหน้า (ASN)

ASN (Advance Shipping Notice) คือ "ใบแจ้งล่วงหน้า" ที่ Supplier ส่งมาบอกว่า "พรุ่งนี้จะส่งของให้นะ มีอะไรบ้าง"

คืออะไร?

ASN เป็นเอกสารแรกในกระบวนการรับสินค้า — ช่วยให้คลังเตรียมตัวก่อนสินค้ามาถึงจริง

ข้อมูลใน ASN:

• Supplier เป็นใคร
• จะมาวันไหน เวลาไหน
• มี Item อะไรบ้าง จำนวนเท่าไร
• เลขที่ PO ที่อ้างอิง

ทำไมต้องใช้ ASN?

1. คลังเตรียมพื้นที่ได้ — รู้ว่าต้องเคลียร์ Receiving Dock ตอนไหน
2. จัดกะพนักงานได้ — รู้ว่าวันนั้นต้องการกี่คน
3. รับเร็วขึ้น — มีข้อมูลล่วงหน้า สแกนเทียบ ASN ได้ทันที
4. ตรวจสอบความถูกต้อง — รับจริงเทียบกับที่แจ้งมา

ใครสร้าง ASN?

• Supplier ส่ง ASN ผ่าน EDI / API (ในระบบที่ integrate แล้ว)
• พนักงานคลัง สร้างเองในระบบเมื่อได้รับแจ้งจาก Supplier ทางอื่น (อีเมล, โทรศัพท์)

วิธีเข้าหน้า ASN

Sidebar → Inbound → ASN

สถานะของ ASN

สถานะ	ความหมาย
Draft	กำลังกรอก ยังไม่ส่ง
Submitted	ส่งแล้ว รอสินค้ามาถึง
Arrived	สินค้ามาถึง Receiving Dock
Receiving	กำลังรับ (สร้าง GRN แล้ว)
Completed	รับครบ ปิดงาน
Cancelled	ยกเลิก

สร้าง ASN ใหม่

1. กดปุ่ม + New ASN
2. กรอก Header:
   • Supplier — เลือกจาก Master
   • Reference PO (ถ้ามี)
   • Expected Arrival Date — วันที่คาดว่าจะมาถึง
   • Warehouse — ส่งมาที่คลังไหน
3. ไป Tab Items → กด + Add Line
4. แต่ละบรรทัด:
   • เลือก Item (สแกน Barcode ได้)
   • กรอก Expected Qty
   • เลือก UOM
   • (ทางเลือก) Lot/Batch, Expiry Date
5. กด Save Draft หรือ Submit

Lot / Expiry สำคัญสำหรับสินค้ามีอายุ

ยา อาหาร เครื่องสำอาง — กรอก Expiry Date ตั้งแต่ ASN ระบบจะใช้ FEFO หยิบของใกล้หมดอายุก่อน

แก้ไข ASN

แก้ได้ขณะอยู่สถานะ Draft หรือ Submitted เท่านั้น

หากเป็น Receiving แล้ว ต้องไปแก้ที่ GRN แทน

ยกเลิก ASN

1. เปิด ASN
2. กด Cancel มุมขวาบน
3. ใส่เหตุผล
4. ยืนยัน

ยกเลิกไม่ได้ถ้ามี GRN แล้ว

ต้องยกเลิก GRN ที่เกี่ยวข้องก่อน

เมื่อสินค้ามาถึง

เมื่อรถ Supplier มาถึง:

1. พนักงาน Receiving หา ASN ที่ตรง (สแกน ASN barcode บนเอกสาร)
2. กดปุ่ม Receive → ระบบสร้าง GRN ให้อัตโนมัติ (อ่านต่อ → GRN)

ASN ที่ไม่มาตามนัด

หากเลย Expected Date แล้วยังไม่มา:

• สถานะจะเป็น Overdue (สีแดง)
• ระบบจะแจ้งเตือน Supervisor
• คุณสามารถ:
  • เลื่อน Expected Date
  • Cancel
  • ติดต่อ Supplier

หน้าที่เกี่ยวข้อง

• GRN — ใบรับสินค้า
• Putaway
• กระบวนการรับสินค้าตั้งแต่ต้นจนจบ