คืนสินค้า (RMA)

RMA (Return Merchandise Authorization) คือ "คำขออนุญาตคืนสินค้า" — เมื่อลูกค้าขอคืนของ จะต้องผ่านระบบ RMA ก่อนเสมอ

คืออะไร?

RMA เป็นเอกสารที่:

• ลูกค้าแจ้งขอคืนของ
• ระบบ approve / reject
• ติดตามของที่กำลังคืนกลับมา
• ตัดสินใจหลังของถึง (รับเข้าสต๊อก / ทิ้ง / ซ่อม)

ทำไมต้องผ่าน RMA?

1. ป้องกัน fraud — ไม่ใช่ทุกคำขอจะ legitimate
2. ตรวจสภาพก่อนรับเข้าสต๊อก — ของที่ใช้แล้วไม่ควรขายต่อ
3. คำนวณ Refund/Replace อย่างถูกต้อง
4. Audit trail — Compliance + Customer dispute

วิธีเข้าหน้า RMA

Sidebar → Returns → RMA

สถานะของ RMA

สถานะ	ความหมาย
Requested	ลูกค้าขอ รออนุมัติ
Approved	อนุมัติ รอของคืนกลับมา
In Transit	ของกำลังกลับมา
Received	ของถึงคลังแล้ว
Inspected	ตรวจสภาพแล้ว
Closed	ปิดงาน (refund / restock / dispose)
Rejected	ไม่อนุมัติ

สร้าง RMA

โดย Customer Service

1. กด + New RMA
2. กรอก:
   • Customer
   • Original Order — เลือก Order ที่ส่งให้ลูกค้า
3. Tab Items:
   • เลือก Item ที่จะคืน + Qty
   • Reason — Damaged / Wrong Item / Defective / Customer Changed Mind / Other
   • แนบรูป (ถ้าลูกค้าส่งมา)
4. กรอก Return Type:
   • Refund — คืนเงิน
   • Replace — เปลี่ยนของใหม่
   • Store Credit — เครดิตร้าน
5. กด Submit

โดยลูกค้าเอง

ในระบบ Self-Service (ถ้าเปิด):

• ลูกค้า Login Portal
• เลือก Order → Request Return
• ระบบสร้าง RMA Draft รอ approve

Approve RMA

1. Supervisor / Manager ตรวจสอบ
2. อาจขอข้อมูลเพิ่มจาก Customer
3. กด Approve → ส่ง Return Label ให้ลูกค้า
4. หรือ Reject + เหตุผล

นโยบาย Return ที่ชัดเจน

ตั้งใน Admin Portal: "Return ภายใน 14 วัน, ของต้องอยู่ในสภาพเดิม" — ระบบจะ flag RMA ที่นอกนโยบาย

รับของคืน

เมื่อของมาถึง:

1. Receiving จะเห็น Expected Returns
2. สแกน RMA barcode (จาก Label)
3. ตรวจสภาพ:
   • Good — สภาพดี รับเข้าสต๊อก
   • Damaged — เสีย ไปทิ้ง / ซ่อม
   • Repair — ส่งซ่อม
4. ระบบสร้าง Inventory Movement ตามผล

ตัดสินใจ — Disposition

Disposition	ผลกระทบ
Restock	กลับเข้า Available Stock
Quarantine	กักไว้ตรวจอีกครั้ง
Damage	เข้า Damaged Location, สร้าง Adjustment ลด
Dispose	ทิ้ง (สร้าง Disposal record)
Return to Vendor	คืนให้ Supplier (สร้าง Vendor RMA)

Refund / Replace

หลังของถึง:

Refund

1. กด Process Refund
2. ระบบส่ง refund request → ERP / Payment Gateway
3. Customer ได้เงินคืน

Replace

1. กด Create Replacement Order
2. ระบบสร้าง Sales Order ใหม่ (free of charge)
3. ส่งของใหม่ให้ลูกค้า

รายงาน RMA

• Return Rate % — เทียบกับยอดส่ง
• Top Return Reasons — เพื่อปรับ Master Data / Supplier
• Average Processing Time — RMA ต้องปิดเร็ว (< 7 วัน)

หน้าที่เกี่ยวข้อง

• Orders
• Adjustments
• Stock