กระบวนการรับสินค้าตั้งแต่ต้นจนจบ
คู่มือฉบับรวม — ตั้งแต่ Supplier แจ้งจะส่งของ ไปจนสินค้าวางบนชั้นพร้อมขาย
Flow Diagram
Supplier พนักงานคลัง ระบบ หัวหน้า
│ │ │ │
├──ส่ง ASN ────────► │ │ │
│ ├─ สร้าง ASN ────► │ │
│ │ │ │
├──ส่งของจริง ─────► │ │ │
│ ├─ Receive ──────► GRN Created │
│ ├─ Scan + Count ─► GRN In Progress │
│ │ │ │
│ │ ├─ Variance? ──Yes──► │
│ │ │ ├─ Approve
│ │ │ ◄───────────────── │
│ │ │ │
│ ├─ Confirm GRN ──► Putaway Tasks created │
│ │ │ │
│ ├─ Putaway Task ─► Stock visible │
│ └─ Scan + Place ─► Stock @ Storage Loc │
│ │
└─ Invoice ────────────────────────────► Pay (ERP) │ขั้นที่ 1 — Supplier ส่ง ASN
ใคร: Supplier (หรือ Procurement ของเรา) ที่ไหน: EDI / API / Email
Supplier ส่งข้อมูลก่อนของถึง 24-48 ชม.:
- รายการ Item + Qty
- Expected arrival date
- Lot/Expiry (ถ้ามี)
- เลข PO
→ ระบบสร้าง ASN Draft → Submitted
ดูรายละเอียด: ASN
ขั้นที่ 2 — เตรียมรับ
ใคร: Supervisor / Shift Lead เวลา: ก่อนของมา 1 วัน
- ดู Inbound → ASN → Today/Tomorrow
- จัดสรร:
- กำหนด Receiving Dock
- มอบหมายพนักงาน
- เตรียมพื้นที่ Staging
ตรวจ Capacity ก่อน
ASN ใหญ่ (เป็น Container) — ตรวจว่า Receiving area มีที่พอ — เคลียร์ของเก่าก่อน
ขั้นที่ 3 — รถมาถึง
ใคร: พนักงาน Receiving + คนขับ Supplier
- คนขับยื่นเอกสาร (Delivery Note) ที่หน้าคลัง
- ตรวจหาเลข ASN ในระบบ:
- สแกน Barcode บน Delivery Note
- หรือค้นจาก PO Number
- ตรวจสภาพเบื้องต้น:
- ตราซีลขาดหรือไม่
- กล่องเสียหายชัดไหม
- กด Receive ที่ ASN → ระบบสร้าง GRN Draft
ขั้นที่ 4 — รับและตรวจนับ
ใคร: พนักงาน Receiving
- เปิด GRN ที่ Receiving station
- แบ่งของลงจากรถ ไปยัง Receiving area
- สแกนแต่ละกล่อง:
- Scan Item Barcode → ระบบรู้ Item
- Scan ทุก Unit (หรือกรอก Qty)
- ระบบเปรียบเทียบ Expected vs Received แบบ real-time
- แยก Lot ถ้ามี (กด Split)
- Flag damage / wrong / quality issue ถ้ามี
Variance ต้อง escalate
- Short receipt (รับน้อย) → ระบบ flag → Supervisor ตรวจสอบ + อาจติดต่อ Supplier
- Over receipt (รับมาก) → Supervisor ตัดสินว่า accept หรือ reject
- Damaged → ไป Quarantine Location
ขั้นที่ 5 — Confirm GRN
ใคร: Supervisor (หรือ Lead Operator)
- ตรวจสอบ Variance Report
- Approve Variance ถ้ามี
- กด Confirm GRN
- ผลกระทบ:
- สต๊อก + ขึ้นทันที (ที่ Receiving Location)
- สร้าง Putaway Tasks อัตโนมัติ
- แจ้ง Putaway team
ดู: GRN
ขั้นที่ 6 — Putaway
ใคร: พนักงาน Putaway (ใช้ Mobile Scanner)
- เปิด Putaway → My Tasks
- ระบบแสดงงานเรียงตาม priority
- แต่ละงาน:
- เดินไปที่ Receiving Dock
- Scan Item
- เดินไป Suggested Location
- Scan Location → Confirm Place
- ระบบอัพเดต — สต๊อกย้ายจาก Receiving → Storage
ดู: Putaway
ขั้นที่ 7 — ปิดงาน
ใคร: Shift Supervisor
- ตรวจ GRN ทั้งหมดของวัน
- ตรวจ Putaway ที่ค้าง
- สรุปรายงาน — Variance, Damage, Time taken
- ส่ง Daily Report → Manager
ระยะเวลามาตรฐาน
| ขั้น | เวลา |
|---|---|
| Receive รถ + Document | 15 นาที |
| Unload + Count | 1-2 ชม. ต่อ Container |
| Confirm GRN | 15 นาที |
| Putaway | 30 นาที — 2 ชม. |
KPI ที่วัด
- Receiving Accuracy — % ที่ตรงกับ ASN
- Time to Receive — รับเสร็จภายใน X ชม.
- Time to Putaway — Putaway เสร็จภายใน 4 ชม. หลัง GRN Confirm
- Damage Rate — % ของที่เสีย
เมื่อเกิดปัญหา
ASN ไม่มี
- สร้าง Walk-in GRN ใหม่
- แจ้ง Supplier ส่ง ASN ภายหลัง
Item ไม่อยู่ใน Master
- หยุดรับเฉพาะ Line นั้น
- แจ้ง Master Data team สร้าง Item
- รับต่อใน GRN ใหม่
Putaway ไม่มีที่
- เปิด Cycle Count ตรวจ Location ว่ามีที่ว่างจริงไหม
- แก้ Putaway Rules ใน Admin (อาจ Zone เต็ม)